Conditions Générales
SOIRÉE À THÈME & ÉVÈNEMENTS
Pour toute réservation d'événements ou de soirées à thème, le paiement intégral est exigé au moment de la réservation. Le paiement doit être effectué via un lien de paiement sécurisé fourni par l’établissement..
Annulation
En cas d'annulation motivée de la part du client, aucune somme ne sera remboursée. Cependant, la totalité du montant payé pourra être transformée en bon à valoir à utiliser dans les 6 mois suivant la date initiale de l'événement ou de la soirée à thème, à condition de fournir un certificat médical justifiant l'annulation. Ce bon pourra être utilisé pour toute prestation offerte par l'hôtel, sous réserve de disponibilité.
DEPOT DE GARANTIE
Pour toute réservation de chambre, un dépôt de garantie de 200€ sera exigé et prélevé sur la carte de crédit fournie lors de la réservation. Cette garantie sera utilisée pour couvrir d'éventuels dommages ou frais supplémentaires non inclus dans le prix de la chambre. La garantie sera libérée après vérification de l'état de la chambre au moment du départ, sous réserve de l'absence de dommages ou de frais impayés dans un délai maximum de 48 heures.
Le retour de la garantie est automatisé, une fois libérée le délai de restitution varie en fonction des organismes bancaires. Le délai usuel pour la restitution est de 2 à 7 jours ouvrables. Certains établissements bancaires génèrent un délai de 28 jours ouvrables. L’hôtel ne pourra nullement être tenu responsable de ces délais.
ACOMPTES – Restaurant
Pour garantir la réservation, un acompte est demandé selon les modalités suivantes :
Montant de l'acompte : Un acompte de 150€ est exigé par tranche de 10 personnes réservées. Le montant total de l'acompte sera précisé lors de la réservation.
Paiement de l'acompte : Le paiement de l'acompte doit être effectué au moment de la réservation via un lien de paiement sécurisé fourni par l’établissement.
Confirmation de la réservation : La réservation sera considérée comme ferme et définitive uniquement après réception et validation du paiement de l'acompte. Une confirmation écrite de la réservation sera envoyée au client une fois le paiement reçu.
Annulation
En cas d'annulation de la part du client moins de 48 heures avant, les conditions suivantes s'appliquent :
Aucun remboursement : En cas d'annulation, l'acompte ne sera pas remboursé.
Bon à valoir : Le montant de l'acompte pourra être transformé en bon à valoir à utiliser dans les 6 mois suivant la date initiale de réservation. Ce bon pourra être utilisé pour toute prestation offerte par l’hôtel, sous réserve de disponibilité.
Toute annulation effectuée à moins de 48 heures de la réservation entrainera la perte totale de l’acompte.
ACOMPTES – Salle de réunion & Groupe de chambre
Au moment de la signature du contrat (ou de l’offre de prestations), un acompte de 75% du montant total de l’activité sera demandé comme confirmation de la tenue de celle-ci. Cet acompte sera versé sur le compte BE 51 0682 2344 3062 de l’Hôtel Van der Valk Nivelles-Sud accompagné en communication de la mention des références de la réservation (« GFXXXXX »).
Un versement via un lien de paiement envoyé par e-mail est également envisageable.
Si le montant total de l’événement est inférieur ou égal à 1.500,00 €, le solde sera à régler au plus tard le jour de l’événement lui-même. Ceci peut être effectué :
soit au plus tard 7 jours calendrier avant la tenue de celui-ci via virement bancaire
soit au plus tard 5 jours calendrier avant la tenue de celui au moyen d’un lien de paiement envoyé par e-mail
soit par carte bancaire sur place le jour de la tenue de celui-ci
Le montant du solde sera calculé sur base du nombre de participants confirmés 7 jours calendrier avant le début de l’activité.
Si le montant total de l’événement est supérieur à 1.500,00 €, le solde sera à régler dès réception par le client d’une facture finale établie sur base du nombre de participants confirmés 7 jours calendrier avant le début de l’activité. Un versement via un lien de paiement envoyé par e-mail est également envisageable.
Les suppléments (participants supplémentaires, prestations annexes, …) non prévus dans le contrat (ou dans l’offre de prestations) seront ajoutés à la facture finale.
OPTIONS
Les options sont acceptées et couvrent une période de maximum 5 jours ouvrables. Elles
sont reconductibles une seule fois pour une durée équivalente.
Les conditions tarifaires reprises dans le contrat (ou dans l’offre de prestations) ne sont valables que pendant la durée de la période sous option. Passé ce délai, de nouvelles conditions pourraient être d’application selon nos disponibilités.
En l’absence de réaction de la part du client à l’issue de la période de réservation sous option, l’événement sera automatiquement retiré du planning des activités de l’Hôtel Van der Valk Nivelles-Sud.
POLITIQUE D’ATTRITION.
Réduction du nombre de participants.
De 29 à 15 jours calendrier avant la date de l’activité, une réduction de 35% du nombre total de participants pourra être faite gratuitement. Au-delà de 35%, toute réduction sera facturée à concurrence de 100%.
De 14 à 7 jours calendrier avant la date de l’activité, une réduction de 25% du nombre total de participants pourra être faite gratuitement. Au-delà de 25%, toute réduction sera facturée à concurrence de 100%.
De 6 jours calendrier avant la date de l’activité et jusqu’à la tenue de celle-ci, toute réduction du nombre de participants sera pénalisée par une facturation de 100% des participations annulées.
Réduction du nombre de chambres.
De 89 jours calendrier à 60 jours calendrier avant la date d'arrivée, une réduction de 50% maximum du nombre total des chambres pourra être faite gratuitement. Au-delà de 50%, toute réduction sera facturée à concurrence de 100%.
De 59 jours calendrier à 46 jours calendrier avant la date d'arrivée, une réduction de 35 % maximum du nombre total des chambres pourra être faite gratuitement. Au-delà de 35%, toute réduction sera facturée à concurrence de 100%.
Entre 45 jours calendrier et 31 jours calendrier avant la date d'arrivée, une réduction de 20% du nombre total des chambres pourra être faite gratuitement. Au-delà de 20%, toute réduction sera facturée à concurrence de 100%.
De 30 jours calendrier à 6 jours calendrier, une réduction de 10 % du nombre total des chambres pourra être faite gratuitement. Au-delà de 10%, toute réduction sera facturée à concurrence de 100%.
5 jours avant la date d'arrivée, toute réduction du nombre de chambres sera pénalisée par une facturation à concurrence de 100%.
ANNULATION TOTALE DES PRESTATIONS, SERVICES ET CHAMBRES.
Annulation totale des prestations et services.
Toute annulation survenant entre 59 jours calendrier et 30 jours calendrier avant le début de l’activité entraîne la facturation de 25% de frais d’annulation calculés sur base du nombre de participants confirmés à cette date. Dans ce cas de figure, un remboursement de la différence entre le montant de l’acompte versé et le montant des frais d’annulation sera effectué.
Toute annulation survenant entre 29 jours calendrier et 15 jours calendrier avant le début de l’activité entraîne la facturation de 50% de frais d’annulation calculés sur base du nombre de participants confirmés à cette date. Dans ce cas de figure, un remboursement de la différence entre le montant de l’acompte versé et le montant des frais d’annulation sera effectué.
Toute annulation survenant entre 14 jours calendrier et 8 jours calendrier avant le début de l’activité entraîne la facturation de 75% de frais d’annulation calculés sur base du nombre de participants confirmés à cette date. Dans ce cas de figure, le montant total de l’acompte sera retenu.
Dans le cas où l’annulation survient 6 jours calendrier avant le début de l’activité l’intégralité du montant calculé sur base de la dernière confirmation du nombre de participants est du. Cette règle s’applique également en cas de no show (défaut de présentation). Si l’acompte versé ne couvre pas le montant correspondant à l’annulation totale des prestations et services, la différence sera due.
Annulation totale des chambres.
Toute annulation survenant entre150 jours calendrier et 120 jours calendrier avant la date d'arrivée entraîne la facturation de 25% de frais d’annulation calculés sur base du nombre de chambres confirmées à cette date. Dans ce cas de figure, un remboursement de la différence entre le montant de l’acompte versé et le montant des frais d’annulation sera effectué.
Toute annulation survenant entre 119 jours calendrier et 90 jours calendrier avant la date d'arrivée entraîne la facturation de 50% de frais d’annulation calculés sur base du nombre de chambres confirmées à cette date. Dans ce cas de figure, un remboursement de la différence entre le montant de l’acompte versé et le montant des frais d’annulation sera effectué.
Toute annulation survenant entre 89 jours calendrier et 60 jours calendrier avant la date d'arrivée entraîne la facturation de 75% de frais d’annulation calculés sur base du nombre de chambres confirmées à cette date. Dans ce cas de figure, un remboursement de la différence entre le montant de l’acompte versé et le montant des frais d’annulation sera effectué.
Toute annulation survenant entre59jours calendrier et la date d'arrivée, 100% du total des chambres sera facturé. Cette règle s’applique également en cas de no show (défaut de présentation).
Si l’acompte versé ne couvre pas le montant correspondant à l’annulation totale des prestations et services, la différence sera due.
ACTE DE DIEU.
Aucune des parties ne peut être tenue responsable de ne pas honorer tout ou partie de ses obligations en cas d’occurrence d’une catastrophe naturelle, d’une guerre, d’un acte terroriste, d’une réglementation gouvernementale, d’un désordre civil, d’un incendie, d’une réduction des moyens de transport ou de toute autre situation d'urgence échappant au contrôle raisonnable de cette partie. Dans le cas où un tel événement se produirait, rendant ainsi la réalisation des services réservés déconseillée, illégale ou impossible, chaque partie pourra résilier cet accord par écrit sans responsabilité ni pénalité.
CAS DE FORCE MAJEURE.
L'établissement sera relevé de ses obligations dans le cas où il ne serait pas possible de les remplir pleinement suite à la survenance de circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure, en particulier dans le cas d’une destruction totale ou partielle de l'établissement, de la suspension de l'approvisionnement énergétique ou d'autres évènements qui empêcheraient le fonctionnement normal de l'établissement, ou qui affecteraient sa sécurité ou celle des clients.
QUESTIONS JURIDIQUES.
Tout litige sera saisi à la Cour de Bruxelles, en vertu de l'application des lois de Belgique.