THEMA-AVONDEN & EVENEMENTEN

Voor elke reservering van evenementen of thema-avonden is de volledige betaling vereist op het moment van de reservering. De betaling dient te gebeuren via een beveiligde betaallink die door het etablissement wordt verstrekt.

Annulering

In geval van een gemotiveerde annulering door de klant wordt geen terugbetaling uitgevoerd. Het volledige betaalde bedrag kan echter worden omgezet in een waardebon, geldig gedurende 6 maanden na de oorspronkelijke datum van het evenement of de thema-avond, mits voorlegging van een medisch attest dat de annulering rechtvaardigt. Deze waardebon kan worden gebruikt voor alle diensten die door het hotel worden aangeboden, onder voorbehoud van beschikbaarheid.

De Directie behoudt zich het recht van toegang voor. Correcte kledij is vereist; sportkledij en petten zijn niet toegestaan.

WAARBORG

Voor elke kamerreservering wordt een waarborg van €200 gevraagd en aangerekend op de creditcard die bij de reservering werd opgegeven. Deze waarborg dient ter dekking van eventuele schade of extra kosten die niet in de kamerprijs zijn inbegrepen. De waarborg wordt vrijgegeven na controle van de kamer bij vertrek, op voorwaarde dat er geen schade of openstaande kosten worden vastgesteld, binnen een maximale termijn van 48 uur.

De terugbetaling van de waarborg gebeurt automatisch. Na vrijgave kan de terugbetalingstermijn variëren naargelang de bankinstelling. De gebruikelijke termijn bedraagt 2 tot 7 werkdagen. Sommige banken hanteren een termijn tot 28 werkdagen. Het hotel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor deze vertragingen.

VOORSCHOTTEN – Restaurant

Om de reservering te garanderen, wordt een voorschot gevraagd volgens de onderstaande voorwaarden:

Bedrag van het voorschot: Een voorschot van €150 per schijf van 10 gereserveerde personen is vereist. Het totale bedrag van het voorschot wordt meegedeeld bij de reservering.

Betaling van het voorschot: Het voorschot dient te worden betaald bij de reservering via een beveiligde betaallink verstrekt door het etablissement.

Bevestiging van de reservering: De reservering wordt pas als definitief beschouwd na ontvangst en validatie van het voorschot. Een schriftelijke bevestiging wordt verstuurd zodra de betaling is ontvangen.

Annulering

Bij annulering door de klant minder dan 48 uur vooraf gelden de volgende voorwaarden:

Geen terugbetaling: het voorschot wordt niet terugbetaald.

Waardebon: het bedrag van het voorschot kan worden omgezet in een waardebon, geldig gedurende 6 maanden na de oorspronkelijke reserveringsdatum, bruikbaar voor alle hotelprestaties, onder voorbehoud van beschikbaarheid.

Elke annulering minder dan 48 uur voor de reservering leidt tot het volledige verlies van het voorschot.

VOORSCHOTTEN – Vergaderzalen & Kamerblokken (Groepen)

Bij ondertekening van het contract (of de offerte) wordt een voorschot van 75% van het totale bedrag van de activiteit gevraagd als bevestiging. Dit voorschot dient te worden gestort op rekening BE51 0682 2344 3062 van Van der Valk Hotel Nivelles-Sud, met vermelding van de reserveringsreferentie (“GFXXXXX”).

Betaling via een beveiligde betaallink per e-mail is eveneens mogelijk.

Indien het totale bedrag van het evenement ≤ €1.500, dient het saldo uiterlijk op de dag van het evenement te worden betaald:

uiterlijk 7 kalenderdagen vooraf via bankoverschrijving

uiterlijk 5 kalenderdagen vooraf via een betaallink per e-mail

of ter plaatse met bankkaart op de dag van het evenement

Het saldo wordt berekend op basis van het aantal deelnemers dat 7 kalenderdagen vóór aanvang van de activiteit werd bevestigd.

Indien het totale bedrag van het evenement > €1.500, dient het saldo te worden betaald bij ontvangst van de eindfactuur, opgesteld op basis van het aantal deelnemers bevestigd 7 kalenderdagen vooraf. Betaling via betaallink per e-mail is ook mogelijk.

Eventuele supplementen (extra deelnemers, bijkomende diensten, …) die niet in het contract of de offerte zijn voorzien, worden toegevoegd aan de eindfactuur.

OPTIES

Opties zijn geldig voor een maximumperiode van 5 werkdagen en kunnen éénmaal worden verlengd voor eenzelfde duur.

De prijsvoorwaarden vermeld in het contract of de offerte zijn enkel geldig gedurende de optieperiode. Na deze termijn kunnen nieuwe voorwaarden van toepassing zijn, afhankelijk van de beschikbaarheid.

Bij gebrek aan reactie van de klant na afloop van de optieperiode wordt het evenement automatisch uit de planning van Van der Valk Hotel Nivelles-Sud verwijderd.

ATTRITIEBELEID Vermindering van het aantal deelnemers

Van 29 tot 15 kalenderdagen vóór de activiteit: gratis vermindering tot 35%. Meer dan 35% wordt gefactureerd aan 100%.

Van 14 tot 7 kalenderdagen vóór de activiteit: gratis vermindering tot 25%. Meer dan 25% wordt gefactureerd aan 100%.

Vanaf 6 kalenderdagen vóór de activiteit tot de dag zelf: elke vermindering wordt gefactureerd aan 100%.

Vermindering van het aantal kamers

Van 89 tot 60 kalenderdagen vóór aankomst: gratis vermindering tot 50%.

Van 59 tot 46 kalenderdagen vóór aankomst: gratis vermindering tot 35%.

Van 45 tot 31 kalenderdagen vóór aankomst: gratis vermindering tot 20%.

Van 30 tot 6 kalenderdagen vóór aankomst: gratis vermindering tot 10%.

Vanaf 5 dagen vóór aankomst: elke vermindering wordt gefactureerd aan 100%.

VOLLEDIGE ANNULERING VAN PRESTATIES, DIENSTEN EN KAMERS Volledige annulering van diensten

Tussen 59 en 30 kalenderdagen vóór de activiteit: 25% annuleringskosten

Tussen 29 en 15 kalenderdagen vóór de activiteit: 50% annuleringskosten

Tussen 14 en 8 kalenderdagen vóór de activiteit: 75% annuleringskosten

Vanaf 6 kalenderdagen vóór de activiteit of bij no-show: 100% van het bevestigde bedrag verschuldigd

Indien het voorschot onvoldoende is om de annuleringskosten te dekken, blijft het verschil verschuldigd.

Volledige annulering van kamers

Tussen 150 en 120 kalenderdagen vóór aankomst: 25% annuleringskosten

Tussen 119 en 90 kalenderdagen vóór aankomst: 50% annuleringskosten

Tussen 89 en 60 kalenderdagen vóór aankomst: 75% annuleringskosten

Vanaf 59 kalenderdagen vóór aankomst of bij no-show: 100% van het totale kamerbedrag

Indien het voorschot onvoldoende is, blijft het saldo verschuldigd.

OVERMACHT (ACT OF GOD)

Geen van beide partijen kan aansprakelijk worden gesteld voor het niet nakomen van verplichtingen in geval van natuurrampen, oorlog, terrorisme, overheidsmaatregelen, burgerlijke onrust, brand, transportbeperkingen of andere noodsituaties buiten redelijke controle. In dergelijke gevallen kan elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder aansprakelijkheid of boete.

OVERMACHT (FORCE MAJEURE)

Het etablissement wordt ontheven van zijn verplichtingen indien deze niet kunnen worden nagekomen ten gevolge van uitzonderlijke omstandigheden of overmacht die de normale werking of veiligheid van het hotel of zijn gasten in het gedrang brengen.

JURIDISCHE AANGELEGENHEDEN

Elk geschil valt onder de bevoegdheid van de Rechtbanken van Brussel, overeenkomstig het Belgisch recht.

REGLEMENT BETREFFENDE DIEREN IN HET ETABLISSEMENT

Om de veiligheid en het comfort van alle gasten te waarborgen, verzoeken wij dat elk dier — in het bijzonder honden — te allen tijde aangelijnd is binnen het etablissement. Deze maatregel voorkomt incidenten en respecteert ieders ruimte. Dank voor uw begrip en medewerking.